1.Finalidad y alcance del Sistema Interno de Información

La presente política regula la gestión, tratamiento y protección de los datos personales recabados a través del Sistema Interno de Información (en adelante, el Canal de Denuncias) de Comercial Pinamas, S.L. (COPIMA), en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y de la Recomendación 1/2026 de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI), así como de la normativa de protección de datos de carácter personal aplicable (RGPD y LOPDGDD).

El Canal de Denuncias es un mecanismo seguro, accesible, confidencial y eficaz para que personas vinculadas con la entidad puedan comunicar información sobre hechos que puedan constituir infracciones legales o incumplimientos normativos.

2. Plataforma técnica y seguridad del canal

El Canal de Denuncias opera mediante una plataforma tecnológica segura y cifrada de extremo a extremo, que garantiza:

• la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de las comunicaciones;
• la trazabilidad controlada de los accesos;
• la prevención de usos indebidos del sistema.

No se considerarán válidos como Canal de Denuncias mecanismos como cuentas de correo electrónico genéricas, formularios web sin cifrado reforzado, buzones físicos sin mecanismos de seguridad o herramientas sin control de acceso.

3. Responsable del Sistema Interno de Información

El Responsable del Sistema Interno de Información es la Responsable del área de Recursos Humanos de COPIMA, quien desempeña sus funciones con independencia funcional, imparcialidad y autonomía, sin recibir instrucciones de la dirección o de cualquier otro órgano de la empresa en el ejercicio de sus funciones.

El Responsable del Sistema:

• gestiona el Canal de Denuncias;
• garantiza las condiciones de confidencialidad, anonimato (si procede) y protección de datos;
• coordina la investigación de las comunicaciones admisibles;
• vela por la correcta tramitación y cumplimiento de los plazos establecidos.

El acceso a los datos del Canal está estrictamente limitado al Responsable del Sistema Interno de Información. El acceso de personas ajenas al responsable solo podrá producirse en casos excepcionales debidamente justificados, y siempre bajo el principio de mínima intervención, confidencialidad y necesidad.

4. Datos personales tratados

El Canal puede utilizarse de forma anónima sin necesidad de facilitar datos personales. En caso de que la persona informante decida identificarse, podrán tratarse datos personales como nombre, apellidos, medio de contacto, datos de contacto, descripción de los hechos, datos referentes a personas implicadas y cualquier documento o evidencia que se aporte.

También podrán tratarse datos personales de personas denunciadas o de terceros que resulten necesarios para la adecuada gestión e investigación de los hechos.

5. Finalidad y base jurídica del tratamiento

Los datos recabados se tratarán exclusivamente para:

a) Recibir y gestionar comunicaciones recibidas por el Canal;
b) Determinar su admisibilidad;
c) Investigar los hechos denunciados;
d) Adoptar conclusiones, medidas preventivas o correctoras internas;
e) Atender obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.

La base jurídica del tratamiento es:

• El cumplimiento de una obligación legal derivada de la Ley 2/2023 (art. 6.1.c RGPD);
• El interés público en la prevención y detección de infracciones (art. 6.1.e RGPD);
• En su caso, interés legítimo residual de COPIMA en la prevención de conductas irregulares (art. 6.1.f RGPD), siempre ponderado frente a los derechos de las personas afectadas.

Cuando se traten datos especialmente protegidos, se aplicará lo previsto en el art. 9.2 RGPD.

6. Gestión de comunicaciones y plazos

Se garantiza que:

• Se emitirá un acuse de recibo válido en el plazo máximo de 7 días naturales, siempre que ello no comprometa la confidencialidad del informante.
• Se informará sobre el estado del procedimiento y sus actuaciones en los plazos previstos por la normativa aplicable.
• Las comunicaciones se gestionarán con diligencia, imparcialidad y respeto a los derechos tanto de la persona informante como de la persona afectada.

7. Conservación de datos

Salvo que sean necesarios para la investigación y tramitación de una comunicación, los datos personales se conservarán de manera limitada en el tiempo:

• Hasta un máximo de tres meses desde la recepción de una comunicación sin investigación, procediéndose a su supresión o anonimización;
• En caso de investigación en curso, los datos se conservarán el tiempo estrictamente necesario para la tramitación, y posteriormente se bloquearán mientras puedan derivarse obligaciones legales o atenderse requerimientos de autoridad competentes.

8. Derechos de las personas afectadas

Las personas informantes y las denunciadas podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición o portabilidad frente al responsable del tratamiento, siempre que ello no comprometa la identidad del informante ni la correcta tramitación de las investigaciones.

9. Publicidad y transparencia

El Canal de Denuncias y esta Política se encuentran accesibles y visibles en la página web de COPIMA, junto con información sobre las alternativas de denuncia externas disponibles (incluido el Canal Externo de la AIPI).

10. Revisión y actualización

COPIMA se reserva el derecho a modificar esta Política para adaptarla a cambios normativos, nuevas directrices de la AIPI, o criterios interpretativos que resulten aplicables.